Безопасное рабочее пространство — Проект SAFE
Рекомендации
Безопасное рабочее пространство

Список ожиданий для организаторов и участников мероприятий

Версия 2.5, июль 2017 г.

Этот чек-лист основан на опыте тренеров и экспертов в области информационной, психологической и физической безопасности разных стран.

Кому адресован этот чек-лист? Во-первых, организаторам разных мероприятий. С помощью чек-листа организаторы могут проверить, насколько их решения соответствуют требованиям безопасного рабочего пространства. Во-вторых, чек-лист может пригодиться участникам, чтобы вспомнить, где их ждут риски, и при необходимости напомнить об этом организаторам.

В чек-лист включены различные параметры, которые необязательно будут на 100% применимы к тому или иному конкретному мероприятию. Ваш актуальный список может оказаться втрое короче. С другой стороны, этот чек-лист не является исчерпывающим. В жизни могут встретиться ситуации, которые здесь не упомянуты.

Чеклист – это просто. Идите по спискам сверху вниз. Ставьте знак напротив пункта, если вы разобрались с ситуацией по этому пункту. И помните: пропуская пункты, оставляя решение вопросов «на потом», занижая их значимость, вы не устраняете возможную проблему, а перекладываете её решение на плечи других людей, ставите их в неловкое положение и заставляете исправлять ваши ошибки.


ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

  • Нейтральное название мероприятия. По возможности лучше избегать названий вроде «Безопасность для гражданских активистов», которые привлекают внимание и способны сработать как «красный флажок» для злоумышленников. Это касается всего – от первых писем будущим участникам до таблички в фойе гостиницы.
  • Доступные ведущие/организаторы. Люди, которые (почти) постоянно находятся рядом, в шаговой доступности, к кому можно обратиться с вопросом, просьбой, жалобой.
  • Местный координатор (для выездных мероприятий). Местная организация (редакция СМИ и т.д.), которая знает обстановку и отвечает за большинство организационных вопросов.
  • Безопасные коммуникации (например, шифрованная связь по e-mail). Нужны, как минимум, между организаторами. Если позволяют обстановка и уровень подготовки участников – шифрованная связь используется также между организаторами и участниками. Список участников и персональные данные в любом случае не должны пересылаться по открытым каналам связи. Каждому адресату информация отправляется индивидуально, поля «Копия» и «Скрытая копия» не используются, названия писем нейтральные.
  • Все организаторы (и местный координатор) должны понимать и разделять идею безопасного пространства и быть знакомы с этим чек-листом.


ПРИ ВЫБОРЕ УЧАСТНИКОВ

  • Индивидуальные особенности/потребности. Вегетарианство, религиозные и медицинские предписания, ограниченные физические возможности. Нужно тактично выяснить это про участников через организатора, также включить соответствующий вопрос в анкету для участников (если проводится анкетирование).
  • Религиозные, культурные и прочие различия. Минимизировать условия для конфликта. Например, двух человек, чьи страны находятся в состоянии войны, вряд ли обязательно помещать в один гостиничный номер.


КОНТЕКСТ

  • Локальные конфликты (в том числе потенциальные). Это конфликты между организаторами мероприятия и какими-либо местными силами, способными негативно воздействовать на мероприятие. Пример: судебная тяжба с администрацией города, которая может «организовать» отключение электричества или санитарную проверку во время мероприятия. Потребуются анализ рисков и кризисный протокол(ы).


ОЖИДАНИЯ ОТ МЕСТА

  • Безопасный район. Иначе говоря, район с хорошей репутацией, где, например, (относительно) безопасно можно гулять вечером.
  • Транспортная доступность. Если вы проводите мероприятие в городе, участники должны иметь возможность, например, самостоятельно съездить в центр и погулять, а потом вернуться в отель, не делая множественные пересадки и не преодолевая километры по неосвещенной промзоне. Исключение могут составлять мероприятия, которые (сознательно) проводятся вдали от цивилизации, например, на изолированной турбазе.
  • Хорошая история места. Собственный положительный опыт проведения мероприятий именно здесь. Положительные отзывы других НКО.
  • Кто владелец (кому идут деньги). Лучше, если владелец отеля/конференц-зала/др. относится к организаторам положительно или нейтрально, во всяком случае, не оказывает содействия оппонентам.
  • «Всё в одном». Жить, питаться и работать, по возможности, лучше в одном здании (комплексе зданий). Это минимизирует проблемы для лиц с ограниченными возможностями, а также риск, что кто-то опоздает, заблудится, попадет под дождь. Кроме того, это позволяет снизить расходы на перемещение туда-сюда и выделить больше времени для работы.
  • Рабочая комната: двери, окна, ключи. У вас должна быть возможность самостоятельно запирать двери, окна по необходимости зашторить (особенно если комната на первом этаже и просматривается с улицы), а политика местной администрации в отношении ключей должна быть понятной и безопасной (например, ключи от вашей комнаты не выдадут случайному человеку).
  • Комфорт помещения. Помещение должно проветриваться, освещение – быть комфортным для работы (светлое, желательно не подвальное помещение). Должно быть предусмотрено место для курения. Температурный режим должен позволять работать без проблем; если таковые могут возникнуть, нужно предупредить участников. Например: «Погода в городе в эти дни сырая и ветреная, помещение находится на первом этаже, из подвала дует, захватите, пожалуйста, теплую одежду» или «В помещении хорошие батареи, очень тепло, но нет кондиционера с регулировкой, поэтому мы будем открывать окна для вентиляции».
  • Аудио- или видеозапись мероприятия. Лучше не вести запись вообще. Если по каким-то причинам без записи невозможно обойтись, участники должны быть предупреждены об этом заранее.
  • Техническое обеспечение (розетки, проектор, экран и т.д.)
  • Достаточно пространства. Если на мероприятии предусмотрено разделение по группам, эти группы должны иметь возможность работать в таком же защищенном пространстве, как основное (не в коридоре, фойе, на лестнице или ином месте, где вокруг много посторонних глаз и ушей). Нужно учитывать, что некоторые люди испытывают дискомфорт от нехватки приватного пространства и это может негативно влиять на работу.
  • Безопасность комнат. Например, может ли злоумышленник легко проникнуть в комнату через открытое окно, выдаются ли отдельные ключи каждому, кто проживает в номере, и т.д.
  • Полезные места поблизости: аптека, остановка общественного транспорта, кафе, магазин, парк, пункт обмена валюты (если мероприятие проводится за рубежом). Важно, в частности, чтобы участники могли «переключиться» с рабочего режима на релаксирующую прогулку, не удаляясь для этого на километры.
  • Необходимое питание. Может ли отель (ресторан, кафе) обеспечить особенности питания всех участников (см. выше).
  • Кто ещё использует это место. Проверьте на сайте заведения и в фойе, проводятся ли в этом месте параллельно иные мероприятия. Если да, какие? Насколько безопасно такое соседство? Оцените риски. Например, съезд местной ячейки политической партии скорее создаст проблемы, чем конференция свиноводов.
  • Ответственный сотрудник персонала. Заранее выясните, кто отвечает за технику (компьютеры, интернет), как в случае необходимости связаться с этим человеком, потратив минимум времени.
  • Камеры наблюдения. Постарайтесь, чтобы камер наблюдения не было в местах, где вы собираетесь работать.
  • Наличие и надежность wi-fi.
  • Специфические особенности места. Например, 24-часовой режим работы регистрации в отеле.
  • Пригодность места для человека в инвалидной коляске (пандусы, лифты, пространство в туалете/ванной), если у вас есть такой участник(-и).
  • Проверка места до мероприятия. Организатор должен сделать это самостоятельно, в крайнем случае попросить местного координатора. Рекомендуется осмотреть место за день до встречи (чтобы устранить недавно возникшие проблемы). Например, если мероприятие начинается утром в среду, договориться о кратком визите во вторник вечером. Проверить всё по чек-листу.
  • «План Б». Если произошел инцидент безопасности и использовать выбранное место больше нельзя (например, отключено электричество), нужен запасной вариант, приближенный к первому, не требующий серьезных дополнительных затрат. (Может понадобиться кризисный протокол).


ПОДГОТОВКА КОМПЬЮТЕРОВ
(если арендуете компьютерный класс или ноутбуки)

  • Надежность поставщика. Есть ли опыт работы с ним, отзывы других НКО, репутация на рынке.
  • Подготовка компьютеров. Нужно выяснить операционную систему и набор уже установленных программ. На каком языке операционная система и приложения (может быть, придется локализовать), есть ли права администратора. Узнать, есть ли у поставщика какие-либо особенные требования.
  • Договоренность о времени, когда можно «принять» зал (ноутбуки) и «сдать» обратно поставщику.


ПОДГОТОВКА УЧАСТНИКОВ К ВСТРЕЧЕ

  • Контакты участников нужно иметь под рукой (не только e-mail, но и номера телефонов).
  • Организация трансфера. Все, кого необходимо встретить в аэропорту или на вокзале, не должны испытывать с этим проблем. Встречающие не должны использовать таблички с именами гостей и организаторов или с названием мероприятия. Договоритесь с прибывающими о кодовом названии (например, «Зеленое дерево»).
  • Расписание прибытия (когда кто должен приехать).
  • Учет религиозных, культурных и других различий (если люди живут по двое в комнате).
  • Телефоны служб экстренной помощи должны быть под рукой, как и адреса/телефоны ближайших пунктов медицинской помощи.
  • Рассылка информации будущим участникам мероприятия (см. ниже).


ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ БУДУЩИХ УЧАСТНИКОВ

(если отправка им этой информации не повышает риски для них; если повышает, действуйте через локального координатора и персональные контакты и/или минимизируйте информацию)

  • Название и цели мероприятия.
  • Программа.
  • Информация о ведущих (если ведущие согласны на это).
  • Как добраться до места проведения: текстовое описание, карта, ориентиры, GPS-координаты.
  • «Полезные места»: аптека, магазин, парк и т.д.
  • Достопримечательности и культурные мероприятия в эти дни.
  • Валюта, курс, где можно поменять валюту (если применимо).
  • Прогноз погоды на дни мероприятия.
  • Местные особенности (например, специфический тип розеток).
  • Какие расходы будут возмещены организаторами и когда.
  • Контакты организаторов.
  • Локальные изменения, способные повлиять на ход мероприятия. Например, ремонт возле отеля, препятствующий свободному проходу.
  • Какие устройства нужно взять с собой. (Если не арендуются ни класс, ни ноутбуки). Операционные системы. В некоторых ситуациях для участников может быть лучше вообще не брать с собой компьютеры, а мобильные телефоны взять самые простые.
  • Как подготовить устройства перед поездкой, чтобы минимизировать риски (зашифровать содержание, не брать в дорогу излишнюю информацию и т.д.).
  • Легенда. То, что будущий участник станет говорить при прохождении контроля на границе, при задержании и т.д. (В условиях повышенного риска). Без обмана, но не торопиться выкладывать все детали. Например, участнику необязательно сразу озвучивать, что он едет на тренинг по безопасности. Возможно, вариант «компьютерные курсы» будет более подходящим.


ВСТРЕЧА УЧАСТНИКОВ

  • Индивидуальные встречи в аэропорту, на вокзале. При этом реальные фамилии-имена приезжающих, названия их организаций, названия вашей организации и местного координатора не должны звучать. (Иными словами, вместо таблички «Иван Петровский, ЛГБТ-центр Радуга» или «Кристина Самойлова, правозащитный семинар» должно быть что-то заранее оговоренное и нейтральное, например, «Синее море»). В условиях повышенного риска следует заранее описать встречающему и прибывающему друг друга (фото), если они не знакомы. Если встреча по каким-то причинам не состоялась, прибывающему рекомендуется пользоваться общественным транспортом (не соглашаться на услуги людей, представляющихся таксистами). Хорошая рекомендация для прибывающего – иметь на смартфоне офлайновую карту города и офлайновую GPS-карту для контроля за своим движением.
  • Контроль за прибытием участников (кто когда приехал/поселился в отель). Тем, кто прибывает самостоятельно, нужно посоветовать сообщить организаторам о своем прибытии в отель.


РАСПИСАНИЕ (ВРЕМЯ)

  • Начало не слишком рано или поздно. Если вы начнете чересчур рано, люди будут не успевать высыпаться, начало мероприятия станет вялым, вы все равно потеряете время на "раскачку" группы, участятся ошибки, возрастут риски, вы "загоните" людей в стрессовую ситуацию. Если слишком поздно – потратите ценное время впустую. Конкретные границы определяются, исходя из специфики мероприятия. Например, если тренинг в центре Москвы, а часть людей каждый день добирается до тренинга с окраин, вряд ли есть смысл начинать в 9 утра. 10 утра – самое позднее, если нет каких-то особенных причин считать иначе.
  • Конец не слишком рано или поздно. На интенсивных специализированных (например, технических) тренингах с очень высокой нагрузкой возможно заканчивать рабочий день уже в 16-17 часов.
  • Перерывы вовремя. Не больше 2.5 часов на сессию.
  • Достаточное время для обеда и перерывов. 1 – 1.5 часа на обед, 20-30 минут на перерыв.
  • Варианты для свободного времени. Предложите участникам какие-нибудь варианты вроде совместной прогулки, экскурсии, игры, физических упражнений, театра и т.д. (Конечно, по желанию). Вы сможете добиться лучшего знакомства участников друг с другом и заодно проконтролировать, что с ними все в порядке.


В НАЧАЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ

(до того, как участники начали представляться и рассказывать о своих ожиданиях)

  • Название и цель мероприятия.
  • Идея безопасного пространства. Объяснить участникам, что они могут воспринимать этих людей и это помещение(-я) как среду безопасного общения (если могут). Упомянуть о том, что безопасность не бывает абсолютной.
  • Конфиденциальность и приватность. Под «приватностью» здесь имеется в виду право каждого участника на защиту от вторжения в его личное пространство. Хорошим вариантом является правило Chatham House, которое следует объяснить участникам: "Мы можем использовать знания, полученные на этой встрече, но не транслируем то, что происходит на этой встрече, и не публикуем имена и лица присутствующих".
  • Публикации в соцсетях не приветствуются. Особенно подчеркните небезопасность и нежелательность публикаций в соцсетях и личных блогах, как текстовых сообщений, так и фотографий участников. Постарайтесь воздержаться от публикации своего местоположения в соцсетях.
  • Неприемлемые высказывания. На мероприятии не допускаются ксенофобские, гомофобские, расистские шутки и комментарии.
  • Как отвечать на вопросы посторонних. Мы не разглашаем данные, чем тут занимаемся, кто приехал, из каких стран/организаций, и т.д. «Про компьютеры», «сама только что приехала и не знаю», «ни с кем не знакома», «лучше спросить организаторов» и т.п.
  • Степень свободы действий. Возможность для участника чувствовать себя комфортно, при необходимости выходить из комнаты, задавать вопросы, когда они возникают, получать индивидуальные консультации (не озвучивая свою проблему в большой аудитории).
  • Расписание (начало, конец, перерывы, обед).
  • Рабочие места (сказать о других комнатах, которыми будем пользоваться, о том, можно ли оставлять компьютеры где-либо в надежном месте и т.д.).
  • Возмещение расходов (кто из организаторов, когда и где этим будет заниматься).
  • Безопасность устройств и коммуникаций (например, предложить отключить Bluetooth).
  • Безопасность как общая забота. Просите участников при опоздании или отлучке (надолго) с мероприятия предупреждать соседей. Обратно: участникам семинара поглядывать, все ли «свои» на месте и нет ли вокруг подозрительных «чужих», не валяются ли «бесхозные» флешки и т.п. О замеченных инцидентах информировать организаторов.
  • Местные контакты организаторов (номера телефонов, номер(а) в отеле) для срочных вопросов и кризисных ситуаций.
  • Дополнения от самих участников: …


ВО ВРЕМЯ МЕРОПРИЯТИЯ

  • Мониторинг безопасности (организаторы). Приглядывать за тем, все ли в порядке.
  • Открытые каналы для связи с участниками. Организаторов всегда должно быть легко найти (хотя бы кого-то из организаторов).
  • Не оставлять устройства и записи в комнате во время перерывов. В подавляющем большинстве случаев оставлять компьютеры, смартфоны, планшеты, записи и ценные личные вещи в комнате во время обедов и кофе-брейков небезопасно. Даже если дверь запирается, у владельца места есть запасные ключи. Посоветуйте участникам забирать все вещи с собой или организуйте дежурство.
  • Избежание конфликтов в группе.
  • Очистка рабочего пространства от информационных материалов (в конце дня). Обратите внимание, в частности, на записи (их часто забывают участники) и флипчарты (их часто забывают организаторы).
  • Обмен мнениями среди организаторов о безопасности (в конце дня).
  • Помощь участникам в организации их свободного времени.


ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ

  • Реалистичный план на будущее. То, что имеет действительно высокие шансы быть выполненным и не приведет к утрате мотивации.
  • Безопасные коммуникации.
  • Напоминание о конфиденциальности, чтобы участники не разглашали информацию о мероприятии, когда будут возвращаться и приедут домой.
  • Как везти материалы через границу. Особенно актуально для тех, кто возвращается в страны с более высокими рисками.
  • Уборка рабочего помещения (силами всех участников). Избавление от ненужных персональных записей, флипчартов, листочков. Убедиться, что никакие электронные носители (флешки, диски) не остались в комнате.
  • Напоминание об уборке комнат (чтобы участники сделали то же самое в своих номерах, а не оставляли, например, бумаги, содержащие информацию о мероприятии, в мусорных корзинах).
  • Трансфер участников мероприятия в аэропорт/на вокзал.
  • Убедиться, что участники добрались домой благополучно.


ПРИМЕРЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ОШИБОК,
которые были связаны с безопасностью

1.

Что случилось. Кофе-брейк затягивался, и чтобы не тратить время, ведущий предложил тем, кто не успел допить кофе, взять чашки с собой в комнату для занятий. Несколько участников так и поступили. Одна участница, усаживаясь на стул, сделала неловкое движение, и кофе опрокинулся на клавиатуру ее ноутбука. Женщина очень расстроилась, была вынуждена долго очищать ноутбук от следов кофе и пытаться вернуть его к жизни. Другие участники переживали за нее.

Что на самом деле произошло. Организаторы не только усадили полтора десятка человек в маленькую комнату, но и расставили стулья кругом (как это любят многие тренеры). Столов участникам не досталось. Им негде было разместить личные вещи – сумки, ноутбуки и (как в этом примере) кофейные чашки. Все эти предметы путались под ногами в тесном пространстве, что и привело к неприятностям.

2.

Что случилось. На второй день тренинга эксперт решил провести тест безопасности доступа в конференц-зал гостиницы, где проходило мероприятие. Путем наблюдений он обнаружил, что войти в гостиницу мог любой. Охранник находился у лифта, которым пользовались почти все, и не присматривал за лестницей, которой пользовались редко. Рано утром эксперту удалось войти в гостиницу, подняться по лестнице и попасть на этаж, где никого не было, а потом зайти в пустой конференц-зал. В зале эксперт обнаружил записи на флип-чартах предыдущего дня и один индивидуальный блокнот с конспектом лекций, забытый кем-то из участников.

Что на самом деле произошло. Организаторы не предусмотрели легкость попадания посторонних людей в зал. Они также использовали табличку с реальным названием мероприятия (была размещена в фойе и видна даже с улицы через стеклянную дверь) и продублировали ее на этаже. Организаторы не оговорили с менеджерами гостиницы необходимость запирания зала между сессиями. Уборка помещения в конце первого дня семинара не проводилась.

3.

Что случилось. Один из будущих участников конференции был задержан в аэропорту вылета (в своей стране). Сотрудникам спецслужб удалось путем придирок и провокаций обеспечить опоздание этого человека на рейс. В результате он не смог прилететь на конференцию и сделать важный доклад.

Что на самом деле произошло. Организаторы поддерживали активный обмен данными с будущими участниками по обычной электронной почте; это дало спецслужбам, которые снимали информацию с канала связи, необходимые данные. Участник не имел легенды и ничего не знал о психологической подготовке для преодоления стрессовых ситуаций, что облегчило задачу его задержания.

4.

Что случилось. Организаторы встречали прибывших гостей в аэропорту прилёта. Они не смогли встретить лишь одного, этот человек куда-то пропал. Организаторы и прибывшие гости прождали около получаса. Телефон пропавшего не принимал ни звонки, ни сообщения. Было принято решение все-таки отвезти в отель тех, кто прилетел, а потом приступать к поискам. Через некоторое время "пропавший" тоже приехал в отель. Оказывается, он быстро прошел мимо встречающих и добрался "своим ходом". В результате были потрачены нервы и время людей.

Что на самом деле произошло. "Пропавший" участник, как выяснилось, заранее предупредил организаторов о том, что отправится из аэропорта самостоятельно, так как намеревался до заселения в отель посетить друзей. В суете подготовки организаторы просто забыли об этом. В свою очередь, "герой" по прилету забыл вывести телефон из "авиарежима".

5.

Что случилось. Во время перерыва к участникам мероприятия подошло несколько подвыпивших постояльцев той же гостиницы (или местных жителей?). Эти люди обвинили участников, что те "против действующей власти". На следующей сессии данный инцидент стал известен организаторам и был обращён в шутку. (Ничего антиправительственного на встрече не было). После завершения мероприятия, выехав из гостиницы, главный организатор обнаружил в колесе своей машины шуруп-саморез.

Что на самом деле произошло. Подвыпившие граждане сделали свои выводы по подслушанным ими кулуарным разговорам участников мероприятия. Организаторы вовремя получили информацию, но не придали ей значения. Не был проведен дополнительный инструктаж участников, не были предприняты никакие меры безопасности (например, неоставление компьютеров и других устройств в комнате во время обеда, перегон автомобилей организаторов на другую, лучше охраняемую стоянку, и др.).

Версия для печати